Istituto Comprensivo di Coccaglio

Google for Education – informativa

L’istituto Comprensivo di Coccaglio ha attivato i servizi della piattaforma che Google mette gratuitamente a disposizione delle scuole e delle università.

Data:
14 Marzo 2020

Google for Education – informativa

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L’istituto Comprensivo di Coccaglio ha attivato i servizi della piattaforma che Google mette gratuitamente a disposizione delle scuole e delle università.

Cos’è G Suite for Education?

G Suite for Education è un insieme di applicazioni web dedicate alla comunicazione ed alla collaborazione in ambiente scolastico e universitario. Grazie a un accordo con Google è possibile usufruire, senza ulteriore registrazione, di tutti i servizi offerti dalla suite Google:

Gmail:

è l’applicativo della gestione della posta e dei contatti. Sincronizza automaticamente la posta tra tutti i dispositivi in possesso (computer, smartphone, tablet), è in grado di distinguere quali sono le mail più  importanti mettendole in evidenza, consente di annullare l’invio di un messaggio email entro un minuto dall’effettiva partenza. Inoltre integra un sistema di chat testuale, di chiamate vocali e di videochiamate: Hangouts.

Google Classroom:

Consente agli insegnanti di creare gruppi classe, di assegnare compiti, mandare messaggi, effettuare verifiche, inviare i risultati, tutto in maniera automatica, senza preoccuparsi di problematiche di archiviazione e conservazione dei dati. L’integrazione fra classroom e le app della posta, del calendario, degli strumenti di condivisione come Drive o Google+, fino ad arrivare ad app più complesse come Site ne fanno uno strumento molto potente.

Hangouts / Meet:

è una sorta di Skype online, permette di chattare con i propri contatti inviando foto e piccoli allegati video, oppure di effettuare telefonate video o solo audio. Funziona sia tramite un browser web (Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari…) sia sui tablet e sugli smartphone Android o iOS.

Calendar:

è un calendario molto evoluto, consente di aggiungere gli impegni dalle mail interpretandone il contenuto (ad esempio: vediamoci giovedì alla sede centrale …). Ma la sua peculiarità è la possibilità di creare eventi nei quali è richiesta l’approvazioni di altri utenti, molto utile in caso di pianificazione di riunioni.

Drive:

chiamato google drive, è uno spazio online in cui poter salvare qualsiasi tipo di file. Semplifica la condivisione e l’accesso ai documenti permettendo di accedervi da qualsiasi dispositivo in qualsiasi parte del mondo. Tramite Google Drive è possibile inviare tramite email file di grandi dimensioni, condividere cartelle di lavoro dove archiviare i documenti prodotti da un team di persone, commentare le modifiche apportate dei file, fare un backup dei documenti presenti sui dispositivi in possesso, visualizzare on-demand la maggior parte dei formati in circolazione. Google Drive può condividere documenti anche con utenti non inclusi nel circuito di applicativi Google.

Google Docs:

servizio di upload di documenti e di creazione online (anche collaborativa in tempo reale oltre che condivisa) di documenti, fogli di calcolo, presentazioni, form, ecc.


Con G suite for Education, la scuola usufruisce di servizi cloud completamente gratuiti e continuamente aggiornati, la scuola non paga nulla per un servizio di altissimo livello, che consente la dematerializzazione di un gran numero di procedure e il risparmio di risorse (tempo, carta, licenze software, assistenza tecnica …).  

G suite for Education è un sistema ad accesso limitato e protetto: non è consentita la libera registrazione ma docenti, studenti e personale della scuola devono essere registrati dagli amministratori del sistema. Questa modalità di partecipazione assicura un buon livello di controllo degli accessi e delle operazioni svolte dagli utenti sul cloud nonché un ottimo controllo della privacy.


Perché utilizzeremo “G suite for Education” a scuola?

  • Chi può utilizzarlo e come utilizzarlo?

Il servizio è operativo per i docenti e per tutta la comunità scolastica. La Posta Elettronica è il centro nevralgico delle comunicazioni. A ogni docente sarà assegnata una casella postale nel dominio …@iccoccaglio.net, tipicamente nella forma nome.cognome@iccoccaglio.net che offre molto di più di un normale account @gmail.com.

  • Informazioni sulla privacy e la sicurezza delle G Suite for Education

Al momento dell’attivazione dell’account, Google fornisce un messaggio con richiesta di conferma da parte dell’utente che include la seguente frase: Tieni presente che quando utilizzi i servizi Google l’amministratore del tuo dominio ha accesso alle informazioni del tuo account, compresi i tuoi messaggi email. Tale frase è riportata anche nell’informativa sulla privacy del servizio, il cui link è presente sotto ogni pagina delle Google Apps. È importante precisare che tale messaggio è un avviso standard di Google che indica che le attività dell’Amministratore del dominio di posta …@iccoccaglio.net non sono di competenza di Google, che pertanto non assume responsabilità sull’operato dell’Amministratore, il quale, in astratto, avrebbe le possibilità elencate nell’informativa predetta. Tuttavia, nello specifico della posta elettronica dell’I.C., gli Amministratori dei servizi G Suite for Education ​dichiarano di operare ​con le seguenti modalità:

  • creano gli account e le caselle di posta per gli utenti e generano le credenziali per il primo accesso;
  • gestiscono i gruppi e relativi account collettivi;
  • NON SONO IN ALCUN MODO IN GRADO di accedere alle caselle di posta degli utenti​, né ad altri dati personali degli utenti contenuti nelle altre Google Apps (Calendari, Google Drive, etc.), salvo che tali informazioni non siano condivise dall’utente stesso;
  • possono modificare le credenziali di accesso di un utente ​SOLO su richiesta esplicita dell’utente stesso (ad esempio se l’utente non riesce più ad accedere al proprio account);
  • non sono in possesso ​delle password di accesso al sistema dei singoli utenti. Le password iniziali, dopo la trasmissione agli utenti, vengono distrutte;
  • possono visualizzare statistiche sull’utilizzo del sistema (ad esempio: data dell’ultimo accesso o spazio utilizzato).

Allo scopo di aumentare ulteriormente il livello di sicurezza e di privacy degli account personali, si CONSIGLIA VIVAMENTE di MODIFICARE la password iniziale fornita in fase di attivazione dell’account. La password dovrebbe anche essere modificata periodicamente.

Google mette a disposizione guide e supporto per gli utenti tramite l’help in linea, consultabile all’indirizzo http://www.google.com/support/.

Accedere a Gmail è davvero semplice

Ti verrà inviata una mail all’indirizzo di posta che fornirai agli uffici al momento della tua presa di servizio.

Una volta ricevuta la mail dovrai  seguire le indicazioni che ti saranno fornite entro 48 ore dalla sua ricezione; scaduto questo termine dovrei richiedere all’amministratore una nuova password.

Le stesse credenziali possono essere utilizzate mediante l’uso delle apps per i dispositivi mobili.

Si invitano tutti i docenti e il personale amministrativo, ad attivare tale servizio quanto prima per usufruire di tutte le potenzialità che il servizio è in grado di offrire.

Cliccando sul link puoi accedere a: Google Cloud e il regolamento generale sulla protezione dei dati

Per eventuali problemi puoi scrivere a: segreteria@iccoccaglio.net

Qui la guida per il primo accesso:


Informativa sulla privacy di G Suite for Education

Questa Informativa sulla privacy ha lo scopo di aiutare gli utenti di G Suite for Education e i genitori a comprendere quali dati raccogliamo, il motivo per cui li raccogliamo e come li utilizziamo. L’Informativa comprende informazioni sulle nostre norme di tutela della privacy specifiche per G Suite for Education e riepiloga le sezioni più pertinenti delle Norme sulla privacy di Google, che forniscono ulteriori esempi e spiegazioni utili. Ci auguriamo che leggiate con attenzione questa Informativa e le Norme sulla privacy di Google, applicabili entrambe agli account di G Suite for Education.

Dati raccolti

Un account G Suite for Education è un account Google creato e gestito da una scuola e destinato all’utilizzo da parte di studenti ed educatori. Durante la creazione dell’account, la scuola può fornire a Google alcune informazioni personali relative a studenti ed educatori che, nella maggioranza dei casi, includono il nome, l’indirizzo email e la password di un utente, ma che potrebbero anche includere l’indirizzo email secondario, il numero di telefono e l’indirizzo, se la scuola sceglie di fornire tali informazioni. Google può anche raccogliere informazioni direttamente dagli utenti degli account G Suite for Education quali, ad esempio, numero di telefono, foto del profilo o altre informazioni che gli utenti aggiungono a un account G Suite for Education.

Google raccoglie inoltre le informazioni in base all’utilizzo dei nostri servizi, tra cui:

  • Informazioni del dispositivo: ad esempio modello di hardware, versione del sistema operativo, identificatori univoci del dispositivo e informazioni relative alla rete mobile, incluso il numero di telefono dell’utente
  • Informazioni di log, tra cui dettagli di come un utente ha utilizzato il nostro servizio, informazioni sugli eventi del dispositivo e indirizzo IP (protocollo Internet) dell’utente
  • Informazioni sulla posizione ricavate tramite varie tecnologie, tra cui l’indirizzo IP, GPS e altri sensori
  • Numeri specifici delle applicazioni, come il numero di versione dell’applicazione
  • Cookie o tecnologie simili che sono utilizzate per raccogliere e memorizzare informazioni relative a browser e dispositivi, quali ad esempio la lingua preferita e altre impostazioni

Modalità di utilizzo dei dati raccolti

Nei servizi principali di G Suite for Education

  1. I servizi principali di G Suite for Education (“Servizi principali”) sono elencati nel Riepilogo dei servizi e comprendono Gmail, Calendar, Classroom, Contatti, Drive, Documenti, Moduli, Gruppi, Fogli, Sites, Presentazioni, Talk/Hangouts, Vault e Chrome Sync. Questi servizi vengono forniti a una scuola ai sensi del Contratto G Suite for Education e, secondo il caso, della Rettifica elaborazione dati. Utenti e genitori possono informarsi presso la propria scuola se questa ha accettato la Rettifica elaborazione dati.
  2. Le informazioni personali degli utenti raccolte nei Servizi principali vengono utilizzate al solo scopo di fornire all’utente i Servizi principali. Google non pubblica annunci pubblicitari nei Servizi principali e non utilizza a scopi pubblicitari le informazioni personali raccolte nei Servizi principali.

Nei servizi Google in generale

  1. Oltre ai Servizi principali, gli utenti di G Suite for Education possono avere accesso agli altri servizi Google che in genere mettiamo a disposizione degli utenti consumer, ad esempio Google Maps, Blogger e YouTube. Questi servizi, che non fanno parte dei Servizi principali, sono definiti “Servizi aggiuntivi”.
  2. Le Norme sulla privacy di Google contengono la descrizione completa della modalità di utilizzo generale delle informazioni da parte di Google, incluse quelle degli utenti di G Suite for Education. Per riassumere, utilizziamo le informazioni raccolte da tutti i nostri servizi allo scopo di offrire, gestire, proteggere e migliorare i servizi stessi, di svilupparne di nuovi e di proteggere Google e i nostri utenti. Utilizziamo inoltre queste informazioni per offrire agli utenti contenuti personalizzati quali, ad esempio, risultati di ricerca più pertinenti. Possiamo unire le informazioni personali derivanti da un servizio a quelle (comprese le informazioni personali) di altri servizi Google.
  3. Google può pubblicare annunci rivolti agli utenti di G Suite for Education nei Servizi aggiuntivi. Per gli utenti di G Suite for Education delle scuole primarie e secondarie, Google non utilizza alcuna informazione personale (o associata a un account G Suite for Education) per definire il target degli annunci nei Servizi principali o in altri servizi Google a cui l’utente ha eseguito l’accesso con un account G Suite for Education.

Ulteriori informazioni sui Servizi principali e sui Servizi aggiuntivi per gli utenti di G Suite for Education.

Informazioni condivise dagli utenti

La scuola può consentire agli studenti di accedere a servizi Google, come Documenti Google e Google Sites, che includono funzionalità in cui gli utenti possono condividere informazioni con altri o pubblicamente. Quando gli utenti condividono informazioni pubblicamente, queste potrebbero essere indicizzate da motori di ricerca come Google. I nostri servizi offrono agli utenti varie opzioni di condivisione e rimozione dei contenuti.

Informazioni condivise da Google

In alcuni casi, le informazioni che raccogliamo possono essere condivise all’esterno di Google. Non forniamo informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:

  • Previo consenso dell’utente. Condividiamo informazioni personali con società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google previo consenso dell’utente o del genitore (se applicabile).
  • Con gli amministratori di G Suite for Education. Gli amministratori di G Suite for Education hanno accesso alle informazioni memorizzate negli account Google degli utenti in quella scuola o dominio.
  • Per l’elaborazione esterna. Comunichiamo i dati personali a nostre società consociate o ad altre aziende o persone di nostra fiducia affinché li elaborino per nostro conto, in base alle nostre istruzioni e nel rispetto delle nostre Norme sulla privacy e di eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.
  • Per motivi legali. Condividiamo le informazioni personali con società, organizzazioni o persone che non fanno parte di Google se riteniamo in buona fede che l’accesso, l’utilizzo, la conservazione o la divulgazione di tali informazioni siano ragionevolmente necessari per:
  1. Adempiere a leggi o norme vigenti, procedimenti giudiziari o richieste del governo obbligatorie.
  2. Applicare i Termini di servizio vigenti, compresi gli accertamenti in merito a potenziali violazioni.
  3. Individuare, prevenire o far fronte in altro modo ad attività fraudolenta, problemi tecnici o di sicurezza.
  4. Tutelare i diritti, la proprietà o la sicurezza di Google, dei nostri utenti o del pubblico, come richiesto o consentito dalla legge.

Possiamo condividere le informazioni non personali pubblicamente e con i nostri partner, quali ad esempio publisher o siti collegati. Ad esempio, possiamo condividere informazioni pubblicamente per mostrare le tendenze relative all’utilizzo generale dei nostri servizi.

Trasparenza e scelta

Offriamo molti controlli utente che consentono agli utenti di G Suite for Education di compiere scelte consapevoli in merito alla modalità di utilizzo delle informazioni nei servizi Google. A seconda delle impostazioni attivate dalla scuola, gli utenti possono utilizzare i vari controlli descritti nelle Norme sulla privacy quali, ad esempio, la Gestione attività di Google per gestire la loro privacy e le loro informazioni. Forniamo ulteriori informazioni per genitori, studenti e amministratori nel Centro sulla privacy di G Suite for Education.

Esame ed eliminazione delle informazioni da parte dei genitori

I genitori degli utenti di G Suite for Education delle scuole primarie e secondarie possono accedere alle informazioni personali dei loro figli o richiedere che siano eliminate rivolgendosi all’amministratore della scuola. Gli amministratori della scuola possono predisporre l’accesso per i genitori e l’eliminazione delle informazioni personali compatibilmente con il funzionamento dei nostri servizi. Se un genitore vuole interrompere ogni ulteriore raccolta o utilizzo dei dati del proprio figlio, può richiedere all’amministratore che vengano utilizzati i controlli del servizio disponibili per limitare l’accesso dello studente a determinate funzionalità o servizi oppure di eliminare completamente l’account dello studente. Le informazioni per gli amministratori su come utilizzare i controlli del servizio al fine di eseguire queste operazioni sono disponibili nel Centro assistenza G Suite.

Interpretazione dei termini in conflitto

Questa Informativa ha lo scopo di fornire informazioni essenziali sulla raccolta e l’utilizzo, da parte di Google, dei dati degli utenti di G Suite for Education ed è coerente con le Norme sulla privacy di Google e il contratto di G Suite for Education, che forniscono ulteriori esempi e spiegazioni utili. Laddove i termini siano in conflitto, ad esempio nel caso delle limitazioni sulla pubblicità in G Suite for Education, prevale il Contratto di G Suite for Education (incluse le eventuali modifiche), seguito da questa Informativa sulla privacy e quindi dalle Norme sulla privacy di Google.

Contattaci

Se hai domande sulla gestione degli account G Suite for Education o sull’utilizzo delle informazioni personali da parte della scuola, contatta l’amministratore degli account G Suite for Education. Se hai domande sulle nostre prassi, visita il Centro sulla privacy di G Suite for Education. Consulta anche il nostro Strumento per la risoluzione dei problemi di privacy per ulteriori domande sulla privacy e sui prodotti e servizi di Google. Gli amministratori di G Suite for Education possono contattare Google in merito alle informazioni contenute in questa Informativa inviando il modulo di contatto dopo aver eseguito l’accesso con il proprio account amministratore.

Google

1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA

Telefono: +1 650-253-0000

Ultimo aggiornamento

14 Marzo 2020, 23:29